La dématérialisation est un ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement, de diffusion et de protection de l’information.
Semblant complexe, elle est en réalité un processus destiné à simplifier la vie des entreprises publiques et privées puisque permettant l’élimination de l'utilisation d'éléments stockables qui s'accumulent au cours de la vie de celles-ci.
En effet, l'entreprise reçoit des documents, les fait circuler et doit à terme les stocker.
Tout ceci représente un poids que la dématérialisation entend fluidifier.
C’est donc un réel enjeu à l’heure où la réactivité peut décider de la bonne réussite des projets de l’entreprise.
Bien que la confiance accordée à un document palpable semble difficile à dépasser, dématérialiser les processus apporte tout de même autant de garanties.
Il est possible de signer les documents informatisés, de leur donner une valeur juridique, de les frapper de confidentialité et d’y apposer toutes les fonctions d'un document papier traditionnel.
Quels avantages en attendre ?
Les raisons d’engager une telle démarche de dématérialisation sont multiples. Dématérialiser permet de gagner du temps. La gestion des documents est transférée vers les ordinateurs, qui vont être amenés à jongler avec une base de données ainsi constituée. L'utilisateur n'a ainsi qu'à saisir les références de son document pour le retrouver sans même avoir à se déplacer. Pour la consultation, c'est également beaucoup plus rapide, car le temps pris pour la numérisation est vite rentabilisé.
En ce qui concerne la diffusion, les choses sont également simplifiées. Rechercher et extraire un document d'archive pour le photocopier, préparer un courrier postal et ensuite veiller à replacer au bon endroit la copie originale peut constituer une contrainte assez lourde dans une journée de travail. Grâce à la dématérialisation tout se fait en quelques clics et entraîne un gain de temps considérable. Gain de temps qui va de pair avec l'économie réalisée. On rentabilise en effet bien davantage les journées de travail, car les collaborateurs sont dès lors mobilisés pour une activité plus rémunératrice pour l'entreprise. D’autant que concrètement, la dématérialisation enlève le poids financier des coûts de gestion pour l’entreprise.
En résumé, en procédant à sa dématérialisation de ses processus, l’entreprise tend à atteindre :
- Productivité et économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison.
- Rapidité, réactivité et souplesse : on a accès aux documents en un clic, transmission instantanée via les mails, adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de perturbation, de crises, de coupure d’électricité ou de grèves.
- Partage des informations entre salariés facilité, travail collaboratif des équipes favorisé et atteinte d’une meilleure performance.
- Permettre à l’entreprise de se démarquer, la faire évoluer, faire ré-émerger un patrimoine qui est dans l’entreprise et qui est source de croissance Outres ces impacts positifs sur la croissance, n’omettons pas celui non négligeable, de l’impact environnemental: avec des tonnes de papier économisées, elle entraîne moins de pollution.
En quoi consiste la démarche ?
La démarche est délicate car nécessitera dans un premier temps à numériser les documents, pratique fastidieuse et répétitive qui suppose toutefois une expertise. Tous les documents n'ont pas le même format, la même épaisseur, la même qualité de papier ni d'écriture. A cette étape, il est nécessaire de veiller à mettre en place des outils de pilotage performants à respecter pour conserver la valeur juridique de chaque élément numérisé.
Elle consistera ensuite au traitement des informations, car tous les documents doivent rester accessibles. Cela signifie le développement ou l’installation de logiciels adéquats alliant efficacité et facilité d'usage au quotidien.
Enfin, il est impératif d'assurer le stockage des documents qui, même dématérialisés conservent un poids, certes dérisoire, par rapport aux documents physiques papiers, mais qui doit tout de même trouver un espace. Elle imposera donc de trouver des serveurs pour recevoir les numérisations, les classer selon des références aisément compréhensibles par l'entreprise. La sécurité devra notamment constituer un enjeu important au cœur de vos démarches de stockage et les salariés de votre entreprise devront y être également accompagnés et formés.
Afin de vous permettre de conduire cette démarche avec succès, Business Unit ICT et Systèmes d’information du Groupe Défis & Stratégies a lancé la solution DEMATBOX, une solution globale proposant une approche stratégique et incluant le suivi de tout le process de bout en bout.
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